“Non ho tempo!” Quante volte ripeti questa frase nell’arco di una giornata o la senti dire ad altri?
Ti capiterà spesso.
Però, se ci pensi con attenzione, il fatto di non avere tempo è una scusa.
Il tempo è lo stesso per tutti. Eppure, alcune persone riescono ad organizzarsi e a fare tutte le attività importanti per loro mentre altre sono sempre di corsa e non arrivano mai a completare tutto quello che vorrebbero.
Come possiamo riuscire a gestire meglio il nostro tempo?
Ecco alcuni consigli per gestire la tua giornata in modo funzionale e senza stress.
1. Gestione del tempo non significa fare più cose
Questo primo punto è essenziale e deve essere compreso il prima possibile. Una buona gestione del tempo non vuol dire che riuscirai a fare molto di più di quello che hai fatto finora. Significa scegliere meglio le tue priorità durante la giornata e magari fare meno cose, ma quelle più importanti.
La prima domanda che devi porti di fronte a progetti, iniziative, richieste è: ‘Questa cosa mi piace?’ Oppure: ‘Questa cosa mi è utile?’
Se rispondi sì ad una delle 2 domande (meglio ancora se a entrambe) allora inseriscila nelle tue priorità. Altrimenti, eliminala senza ripensamenti.
2. Pianifica la tua giornata
Una volta stabilite le cose che vuoi/devi fare ed eliminate le altre, per avere una buona gestione del tempo, impara a pianificare. Prendi una bella agenda, cartacea o elettronica, secondo le tue preferenze, e inserisci al suo interno tutti i tuoi appuntamenti, attività lavorative e impegni. Ricorda di mettere in agenda anche del tempo per te stesso. Hai bisogno di riposarti e ricaricarti. Non dimenticarlo mai.
L’ideale è che, ogni giorno, tu stabilisca 3 priorità da inserire in alto nella tua ‘TO DO List’ giornaliera personale. Impegnati affinché, a fine giornata, queste 3 attività siano state svolte. Puoi inserire anche altre attività all’interno della tua giornata. Ma le farai solo se e quando avrai portato a termine quelle che per te sono prioritarie.
La pianificazione è molto importante anche per mantenere uno stile di vita sano. Pianifica anche i tuoi pasti e l’attività fisica. Avrai molte meno possibilità di lasciarti catturare dalle tentazioni o di non allenarti.
3. No al Multitasking
Ma chi sono i sabotatori di una buona gestione del tempo?
Innanzitutto, il multitasking. E’ una parola molto usata e, spesso, soprattutto le donne, si sono sentite dire che fare più cose contemporaneamente è una loro capacità, oppure qualcuno si sarà sentito dire, che, nel lavoro, questa abilità è richiesta.
Il Multitasking in realtà è qualcosa per cui il nostro cervello non è predisposto.
Ed è molto dannoso ai fini della buona riuscita delle nostre attività. Certo, possiamo provare a fare tante cose tutte insieme. Ma le faremo tutte male.
Un piccolo consiglio per riuscire a fare una cosa alla volta senza essere distratto: spegni lo smartphone (o attiva la modalità aereo) quando stai svolgendo un’attività che richiede la tua massima concentrazione. Vedrai la differenza in termini di risultato e di minor stress.
4. No alla procrastinazione
Capita anche a te di rimandare alcune attività? Di solito, si tratta di incombenze o impegni che non ti piacciono, che non vuoi fare o che non sai fare.
Come evitare però che queste cose si accumulino e occupino spazio nella tua agenda e, soprattutto, nella tua mente?
La cosa fondamentale è capire perché le stai rimandando.
Se è qualcosa che non sai fare, devi essere onesto con te stesso. Chiedi aiuto se necessario oppure prenditi del tempo per raccogliere le informazioni che ti servono.
Se è qualcosa che non vuoi fare o non ti piace, chiediti se è davvero necessario farla. Se la risposta è sì, sii gentile con te stesso e predisponiti per svolgerla al meglio. Raccogli prima tutto il materiale che ti serve, allestisci il tuo luogo di lavoro con cura, prepara la tua bevanda preferita e stabilisci un premio (piccolo o grande non importa, basta che piaccia a te) quando avrai finito il lavoro. Il sollievo che proverai quando avrai portato a termine il compito previsto e la gioia mentre ti godi il tuo premio ti faranno capire che puoi farcela e la prossima volta sarà più semplice.
5. No al perfezionismo
Un altro acerrimo nemico di una buona gestione del tempo è il perfezionismo. Spesso rimandiamo le cose o le prendiamo tra le mani mille volte, le correggiamo e non ne siamo mai soddisfatti perché siamo perfezionisti.
Questa tendenza è seriamente dannosa. Rischia di farci sentire inadeguati in mille circostanze, nel lavoro come nella vita privata.
Cambiare, però, si può. È questione di esercizio.
Come prima cosa, ricordati che la perfezione non esiste. Non sei perfetto tu, ma non lo è nessun altro.
Come seconda cosa, ogni volta che ti ritrovi a ripensare alla stessa cosa molte volte e a modificarla all’infinito, ricorda cosa si dice nelle grandi aziende di successo: ‘Fatto è meglio che perfetto’. Questo mantra, ripetuto ogni volta che cadi nel vortice del perfezionismo, ti aiuterà ad uscirne e a non metterti in discussione quando non è il caso.
